Un buen año de resultados no protege a un administrador frente a una demanda por una decisión mal documentada. En Colombia, la responsabilidad de administradores puede comprometer el patrimonio personal del representante legal, del gerente y de los miembros de junta directiva, y no únicamente el de la sociedad.
La regla es directa: los administradores responden con su propio patrimonio, de forma solidaria e ilimitada, por los perjuicios que causen a la sociedad, a los socios o a terceros cuando actúan con dolo o culpa. Así lo establece el artículo 200 del Código de Comercio, modificado por el artículo 24 de la Ley 222 de 1995. La compañía tiene personalidad jurídica propia, pero esa separación no es un escudo absoluto para quien la dirige.
Este artículo explica quién es administrador ante la ley, en qué casos su patrimonio queda expuesto, cómo se diferencia el riesgo entre una SAS y una sociedad anónima, cómo se reclama esa responsabilidad y —lo más relevante para un directivo— qué prácticas de gestión reducen el riesgo de forma concreta.
¿Qué es la responsabilidad de administradores?
La responsabilidad de administradores es la obligación legal de quienes dirigen una sociedad de responder por los daños que causen, por dolo o culpa, a la compañía, a sus socios o a terceros, conforme al artículo 24 de la Ley 222 de 1995. No es una responsabilidad automática por el simple hecho de ocupar el cargo: exige una conducta reprochable y un perjuicio.
Su rasgo distintivo es el alcance. Cuando se configura, es solidaria —cualquiera de los administradores involucrados puede ser obligado a pagar el total— e ilimitada, es decir, no se restringe al monto de sus aportes ni a garantía alguna. Por eso el tema no es teórico: toca directamente el patrimonio de la persona natural que administra.
¿Quién es administrador ante la ley?
El error más común es creer que solo el gerente responde. El artículo 22 de la Ley 222 de 1995 define como administradores al representante legal, al liquidador, al factor, a los miembros de juntas o consejos directivos y a quienes, según los estatutos, ejerzan o detenten funciones de administración.
La frontera se amplía en las sociedades por acciones simplificadas. El parágrafo del artículo 27 de la Ley 1258 de 2008 dispone que quien, sin ser administrador formal, se inmiscuya en una actividad positiva de gestión, dirección o administración de la SAS incurre en las mismas responsabilidades y sanciones. Es la figura del administrador de hecho: en la práctica, quien tiene poder real de decisión puede ser tratado como administrador, aunque no aparezca nombrado en ningún acta.
¿Cuándo compromete su patrimonio la responsabilidad de administradores?
La exposición patrimonial se activa cuando el administrador causa un perjuicio actuando con dolo o culpa. Pero hay un matiz que cambia por completo la posición procesal del directivo: en ciertos casos, la ley presume su culpa.
El artículo 200 del Código de Comercio presume la culpa del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones y de violación de la ley o de los estatutos. También la presume cuando se distribuyen utilidades sin apoyo en estados financieros regulares. En estos escenarios se invierte la carga de la prueba: ya no es el demandante quien debe demostrar la culpa, sino el administrador quien debe acreditar que actuó de forma diligente y ajustada a derecho.
La misma norma prevé dos vías de exoneración. No responde quien no tuvo conocimiento de la acción u omisión, ni quien votó en contra, siempre que no la ejecute. De ahí la importancia de que las actas registren con claridad los votos disidentes y las salvedades.
Conviene, además, desmontar un mito: no sirve blindarse por estatutos. Las cláusulas del contrato social que pretendan absolver a los administradores de responsabilidad o limitarla se tienen por no escritas.
En la experiencia práctica, los administradores suelen ser demandados o investigados en escenarios como estos:
- Convocatorias defectuosas o decisiones adoptadas sin cumplir requisitos legales o estatutarios.
- Distribución de utilidades sin soporte en estados financieros adecuados, donde la ley presume la culpa.
- Contratos celebrados en situación de conflicto de interés sin autorización del máximo órgano social.
- Gestión temeraria ante una causal de disolución o un riesgo de insolvencia, en lugar de tomar medidas oportunas.
- Uso indebido de información privilegiada o competencia con la propia sociedad.
Los deberes cuyo incumplimiento activa la responsabilidad
Para entender cuándo hay culpa, hay que mirar el estándar de conducta que la ley exige. El artículo 23 de la Ley 222 de 1995 ordena a los administradores obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios, siempre en interés de la sociedad.
Ese estándar es más exigente de lo que parece. La diligencia de un buen hombre de negocios no es la de un buen padre de familia, sino la de un profesional que administra asuntos ajenos: supone informarse suficientemente antes de decidir, analizar la información contable, cumplir la ley y los estatutos y anteponer el interés social al propio. El mismo artículo detalla deberes concretos, como proteger la reserva comercial, abstenerse de usar información privilegiada, dar trato equitativo a los socios y no competir con la sociedad sin autorización.
SAS o sociedad anónima: ¿cambia la responsabilidad del administrador?
El estándar de responsabilidad es el mismo para ambas: la Ley 222 de 1995 aplica al administrador de una SAS igual que al de una sociedad anónima. Lo que cambia es la estructura de gobierno, y con ella, dónde se concentra el riesgo.
En la sociedad anónima, la junta directiva es obligatoria y el revisor fiscal también. Como los miembros de junta son administradores, la responsabilidad se reparte entre varias personas que deliberan de forma colegiada. Ahí, dejar constancia del sentido del voto de cada uno es decisivo: es la diferencia entre responder o exonerarse.
En la SAS, en cambio, la junta directiva es opcional y el revisor fiscal solo es obligatorio por encima de ciertos umbrales. Cuando no hay junta, el representante legal concentra las funciones de administración y, con ellas, buena parte del riesgo personal. Además, es precisamente en la SAS donde la figura del administrador de hecho tiene consagración legal expresa. La flexibilidad que hace atractiva a la SAS reduce los contrapesos formales, de modo que la disciplina de documentación no es menos importante, sino más.
En cualquiera de las dos, el factor —quien administra un establecimiento de comercio— también queda sujeto a este régimen. La forma societaria no crea ni elimina la responsabilidad: define quiénes la comparten.
Cómo se reclama: la acción social de responsabilidad
Cuando el incumplimiento causa un daño a la sociedad, el mecanismo principal para reclamar es la acción social de responsabilidad del artículo 25 de la Ley 222 de 1995. La decisión de iniciarla corresponde al máximo órgano social y puede adoptarse aunque no figure en el orden del día; basta que la convoque un número de socios que represente al menos el 20 % del capital, y la sola decisión implica la remoción del administrador demandado.
La ley prevé además una vía subsidiaria: si adoptada la decisión no se inicia la acción dentro de los tres meses siguientes, podrá ejercerla cualquier administrador, el revisor fiscal o cualquier socio; e incluso los acreedores que representen al menos el 50 % del pasivo, cuando el patrimonio social no alcance para cubrir sus créditos. El foro natural para tramitarla es la Superintendencia de Sociedades, a través de su Delegatura de Procedimientos Mercantiles.
Un dato que todo directivo debería tener presente: estas acciones no son eternas. El artículo 235 de la Ley 222 de 1995 fija un término de prescripción de cinco años, criterio reiterado por la Superintendencia de Sociedades y la Corte Suprema de Justicia. Dejar el cargo, por tanto, no cierra de inmediato la puerta a una reclamación.
La mejor defensa: documentar la diligencia
La buena noticia para los directivos es que el ordenamiento reconoce que administrar implica asumir riesgos, y que no toda decisión que sale mal genera responsabilidad. La Corte Suprema de Justicia, en la Sentencia SC2749-2021 (7 de julio de 2021), reconoció por primera vez en Colombia la business judgment rule o regla de discrecionalidad en los negocios: los jueces no deben sustituir el criterio empresarial del administrador cuando la decisión se adoptó de forma informada, de buena fe y sin conflicto de interés, aunque el resultado haya sido adverso.
De ahí que la mejor defensa sea preventiva y se construya antes del conflicto. En términos prácticos, protege al administrador poder demostrar que decidió de manera informada y transparente:
- Actas completas que reflejen la deliberación, la información considerada y los votos, incluidas las salvedades de quienes se apartaron.
- Soportes de las decisiones relevantes: análisis técnicos, conceptos y, cuando corresponda, recomendaciones de comités especializados.
- Políticas claras de conflicto de interés y de manejo de información privilegiada.
- Estados financieros en regla antes de cualquier distribución de utilidades.
- Evaluación de un seguro de responsabilidad para administradores y directores (conocido como póliza D&O), como herramienta de transferencia del riesgo.
Nota sobre normativa en trámite: cursa en el Congreso un proyecto de reforma al régimen societario que buscaría, entre otras cosas, incorporar de forma expresa la deferencia al criterio empresarial y ajustar las facultades sancionatorias de la Superintendencia de Sociedades. A la fecha de publicación no es ley vigente; conviene verificar su estado antes de tomar decisiones basadas en él.
Un caso hipotético para verlo en concreto
Consideremos una situación ilustrativa, sin cifras ni nombres reales. El representante legal de una SAS sin junta directiva decide repartir utilidades para inyectar liquidez a los socios, pero lo hace sobre unos estados financieros que aún no han sido aprobados ni cuentan con soporte contable adecuado. Meses después, la sociedad enfrenta problemas de caja y un socio minoritario promueve una acción social de responsabilidad.
En ese escenario, la posición del administrador es frágil por partida doble: distribuyó utilidades sin estados financieros regulares —uno de los supuestos donde la ley presume la culpa— y, al no existir junta, no puede diluir la decisión en un cuerpo colegiado. Su defensa dependerá casi por completo de lo que pueda documentar: qué información tuvo a la vista, qué conceptos pidió y por qué, en ese momento, la decisión parecía razonable. Sin ese rastro, la presunción de culpa juega en su contra.
El mismo hecho, con actas sólidas, un concepto contable previo y una decisión adoptada conforme a la ley, contaría una historia muy distinta. La diferencia no está en el resultado del negocio, sino en el expediente.
Preguntas frecuentes sobre la responsabilidad de administradores
¿La aprobación de las cuentas por la asamblea exonera al administrador?
No. El artículo 45 de la Ley 222 de 1995 es claro en que la aprobación de las cuentas no exonera de responsabilidad a los administradores. Contar con el visto bueno del máximo órgano social no cierra la puerta a una eventual reclamación posterior.
¿Puede responder alguien que no figura como administrador?
Sí, especialmente en las SAS. El parágrafo del artículo 27 de la Ley 1258 de 2008 permite tratar como administrador —con sus mismas responsabilidades— a quien se inmiscuye de hecho en la gestión de la sociedad, aunque no tenga un nombramiento formal.
¿Hasta cuándo puede demandarse a un administrador?
La acción social de responsabilidad prescribe en cinco años, según el artículo 235 de la Ley 222 de 1995. Haber dejado el cargo no extingue de inmediato el riesgo dentro de ese plazo.
¿Sirve pactar en los estatutos que el administrador no responda?
No. Las cláusulas estatutarias que pretendan exonerar o limitar la responsabilidad de los administradores se tienen por no escritas y no producen efectos.
Una gestión que se puede defender
La lección de fondo para cualquier directivo es que la responsabilidad de administradores no se combate el día de la demanda, sino en la forma cotidiana de tomar y documentar decisiones. La ley no castiga el error de negocio informado y honesto; sanciona la negligencia, el conflicto de interés y la falta de rigor.
Un administrador prudente no es el que nunca se equivoca, sino el que puede demostrar, con soportes y actas, que decidió con la diligencia de un buen hombre de negocios. Ese expediente bien construido es, en la práctica, la diferencia entre una decisión que se defiende y un patrimonio personal expuesto. Revisar a tiempo el gobierno corporativo de la compañía —quién decide, cómo se documenta y qué contrapesos existen— es una inversión mucho más barata que un litigio. En Juridex acompañamos a empresas y directivos en ese diagnóstico a través de nuestros servicios de derecho empresarial.
