El reporte de reclamos en el RNBD es la actualización semestral que los responsables del tratamiento de datos personales en Colombia deben presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), informando los reclamos recibidos de titulares durante cada período. Su fundamento es la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 090 de 2018.
Es una obligación periódica que muchas organizaciones conocen tarde, cuando la SIC ya inició una actuación administrativa. No se trata de un trámite menor: es parte del gobierno de datos personales que la ley exige a las empresas de cierto tamaño en Colombia, y su incumplimiento puede derivar en sanciones que van desde la amonestación hasta multas de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV).
Si su organización supera los 100.000 UVT en activos totales, o si es una entidad pública, este artículo le explica qué debe reportar, cuándo debe hacerlo y cómo estructurar el proceso internamente para cumplir sin contratiempos.
¿Qué es el RNBD y por qué existe esta obligación?
El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es el sistema oficial administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en el que las organizaciones inscriben las bases de datos que contienen información personal sujeta a tratamiento. Su fundamento legal es la Ley 1581 de 2012, la norma de protección de datos personales en Colombia, reglamentada en lo pertinente por el Decreto 1074 de 2015.
Dentro de ese sistema, el reporte semestral de reclamos es la actualización mediante la cual los responsables del tratamiento informan a la SIC los reclamos que los titulares de datos presentaron durante cada período. El objetivo es mantener el registro coherente con la operación real de la organización y permitir a la autoridad hacer seguimiento a la gestión interna de reclamaciones.
¿Quiénes están obligados a presentar el reporte de reclamos en el RNBD?
Deben presentar el reporte semestral de reclamos las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 100.000 UVT y las personas jurídicas de naturaleza pública, conforme al artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 090 de 2018. No todas las organizaciones inscritas en el RNBD tienen esta obligación. En concreto, los obligados son:
- Las sociedades y entidades sin ánimo de lucro cuyos activos totales superen los 100.000 UVT.
- Las personas jurídicas de naturaleza pública, sin importar el monto de sus activos.
Si su empresa supera ese umbral, la obligación es bianual: el primer reporte corresponde al período enero–junio, y el segundo al período julio–diciembre.
¿Cuándo vencen los plazos en 2026?
El próximo vencimiento del reporte de reclamos RNBD es el 25 de agosto de 2026, correspondiente al primer semestre del año. El plazo del segundo semestre de 2025 venció el 20 de febrero de 2026.
El reporte debe presentarse dentro de los quince (15) primeros días hábiles de febrero y agosto de cada año, según corresponda al corte semestral.
| Semestre | Período cubierto | Fecha límite |
| 2do semestre 2025 | Julio – Diciembre 2025 | 20 de febrero de 2026 (ya venció) |
| 1er semestre 2026 | Enero – Junio 2026 | 25 de agosto de 2026 |
Las organizaciones que no presentaron el reporte del segundo semestre de 2025 dentro del plazo de febrero ya se encuentran en situación de incumplimiento. El próximo vencimiento relevante es el 25 de agosto de 2026, correspondiente a los reclamos del primer semestre del año en curso.
¿Cómo se presenta el reporte?
El reporte de reclamos RNBD se presenta a través del aplicativo en línea del Registro Nacional de Bases de Datos, disponible en el portal web de la SIC. El responsable del tratamiento debe ingresar con sus credenciales, seleccionar el período y registrar los reclamos recibidos o indicar que no se presentaron.
En términos generales, la organización debe:
- Ingresar al sistema con sus credenciales de acceso.
- Seleccionar el año y el período a reportar.
- Indicar si se presentaron reclamos durante el corte.
- En caso afirmativo, registrar la información consolidada por tipología: tipo de reclamo, detalle y cantidad de casos, conforme a las categorías del sistema (reclamos contra el responsable o contra el encargado, según corresponda).
Un punto que genera dudas frecuentes: si durante el período no se presentaron reclamos, la organización debe igualmente radicar el reporte, dejando los campos en cero. La omisión total, no reportar porque no hubo casos, es un incumplimiento.
Preguntas frecuentes sobre el reporte de reclamos en el RNBD
¿Qué pasa si no presento el reporte a tiempo?
La SIC puede imponer multas de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) y suspender actividades de tratamiento de datos hasta por seis meses a las organizaciones que no presenten el reporte de reclamos RNBD dentro del plazo, conforme al artículo 23 de la Ley 1581 de 2012. Las multas pueden ser sucesivas mientras persista el incumplimiento. La falta de actualización puede ser tenida en cuenta como indicio de un sistema de gestión de datos deficiente en eventuales investigaciones por otras causales.
¿Qué debo conservar como soporte del reporte?
La organización debe conservar evidencia del corte realizado y del reporte presentado: el consolidado de reclamos del período, la fecha de radicación en el sistema de la SIC y, en lo posible, el acuse o confirmación que genera el aplicativo. Este soporte es fundamental para demostrar cumplimiento ante cualquier requerimiento de la autoridad.
¿El reporte aplica solo a grandes empresas?
La obligación de inscripción en el RNBD aplica a todas las organizaciones que traten datos personales en Colombia. Sin embargo, el reporte semestral de reclamos está específicamente dirigido a las entidades que superan el umbral de 100.000 UVT en activos o que son de naturaleza pública, conforme al Decreto 090 de 2018. Las organizaciones de menor tamaño igualmente deben mantener actualizado su registro, pero bajo las condiciones definidas para su categoría.
El reporte como parte del gobierno de datos
El reporte semestral de reclamos no debería asumirse como un trámite aislado. Es una pieza dentro del sistema de gobierno de datos personales que la ley exige construir a las organizaciones: políticas de tratamiento, canales de atención al titular, procedimientos de gestión de reclamos y actualización periódica del RNBD son componentes de un mismo marco.
Las organizaciones que cuentan con este sistema estructurado no solo cumplen con la norma: están en mejor posición para responder ante una auditoría de la SIC, ante un titular que exige sus derechos, o ante un proceso de due diligence en el que el cumplimiento normativo en protección de datos es un factor cada vez más determinante.
La recomendación práctica de cara al próximo vencimiento del 25 de agosto de 2026 es no dejar el reporte para la última semana del plazo. Consolidar los reclamos del semestre, verificar su clasificación interna y radicar con margen de tiempo suficiente es la diferencia entre un proceso ordenado y una actualización apresurada que deja inconsistencias en el registro.
